Ein Audit deckte 30.000 ungenutzte Kontakte auf

Ein bundesweit tätiges Unternehmen für Hörgeräteversorgung betreut Kunden von der ersten Anfrage über die Probephase bis zur Abrechnung mit den Krankenkassen. DynCRM stieg im November 2025 mit einem HubSpot-Audit ein, präsentierte die Ergebnisse im Januar 2026 und übernahm im Anschluss den laufenden Support bis Januar 2027.

Eine Übernahme mit dünner Übergabe

Das CRM-System war ursprünglich von einer anderen Partneragentur eingerichtet worden. Zum Zeitpunkt der Übernahme bestand diese Partnerschaft bereits nicht mehr. Eine geordnete Übergabe fand nur in Ansätzen statt: Zugänge zum Automatisierungswerkzeug Make und ein geteiltes Notion-Dashboard, mehr nicht. Der Auftrag war entsprechend klar umrissen: das System am Laufen halten und das Team in die Lage versetzen, es künftig selbst zu pflegen und weiterzuentwickeln.

Hauptansprechpartner sind seither die Vertriebsleitung und die Marketingleitung, am Rand auch die interne Entwicklung. Wie bei vielen wachsenden Unternehmen ist die eigentliche Bremse dabei selten die Technik, sondern die Kapazität: zu viele Aufgaben verteilen sich auf zu wenige Schultern, was dazu führt, dass gute Vorhaben ins Stocken geraten, nicht weil sie falsch sind, sondern weil niemand die Zeit findet, sie zu Ende zu bringen.

Der Fund, der sich sofort auszahlte

Das Audit im November 2025 legte etwas offen, das direkt Geld kostete: Über 30.000 Marketingkontakte im System waren zugekauft worden, ohne dass sie jemals selbst Anfragen brachten oder vom Vertrieb genutzt wurden. Für diesen toten Bestand zahlte das Unternehmen monatlich weiter, weil die Kontaktzahl die Kostenstufe im HubSpot-Abonnement bestimmt. Die Bereinigung dieser Kontakte senkte die monatlichen Kosten um 1.200 Euro, ohne dass dabei ein einziger werthaltiger Kontakt verloren ging.

Ein zweiter Befund betraf grundlegende Datenschutzeinstellungen im System, die noch nicht vollständig konfiguriert waren, ebenso wie einzelne technische Anbindungen aus der ursprünglichen Einrichtung, die nur halb fertig übergeben worden waren. Wir haben das nachgeholt und arbeiten die letzten Punkte aktuell noch ab.

Wachstum, das neue Anforderungen mit sich brachte

Beim letzten Vertragsrenewal wurde von HubSpot Sales Hub auf die Enterprise-Stufe migriert. Der Grund war nicht eine einzelne Funktion, sondern eine ganze Reihe von Anforderungen, die erst mit der Unternehmensgröße entstehen: regelmäßige Backups, eine Sandbox-Umgebung zum gefahrlosen Testen von Änderungen, Single Sign-on für die Anmeldung und ein feineres Rollen- und Rechtekonzept für inzwischen über fünfzig Nutzer im System. Das ist ein gutes Beispiel dafür, dass CRM-Betreuung kein einmalig erledigtes Projekt ist: Mit wachsendem Team wachsen auch die Anforderungen an Sicherheit, Zugriffsrechte und Struktur, und ein System muss regelmäßig überprüft werden, ob es noch zur aktuellen Unternehmensgröße passt.

Was noch offen ist

Zur Ehrlichkeit gehört auch, was bislang nicht fertig wurde. Die geplante Ablösung des bisherigen externen Terminplanungstools durch den HubSpot-eigenen Kalender hängt seit einiger Zeit, nicht weil es technisch schwierig wäre, sondern weil sich intern niemand durchgehend darum kümmert. Ähnliches gilt für ein paar kleinere Anbindungen und die interne Dokumentation, die nach mehreren Anläufen gerade auf eine neue, selbst gehostete Grundlage überführt wird.

Das ist kein Zeichen mangelnder Sorgfalt, sondern die normale Realität eines Unternehmens, das schneller wächst, als sich interne Prozesse von selbst mitentwickeln. Es zeigt sich hier genauso wie in anderen Zusammenarbeiten: Fortschritt entsteht in Wellen, nicht als gerade Linie.

Was die Zusammenarbeit aus Sicht des Kunden bringt

Nach eigener Einschätzung des Unternehmens hat die Zusammenarbeit vor allem eines gebracht: Struktur in die Art, wie zusammengearbeitet wird. Feste wöchentliche Termine, in denen gemeinsam durchgegangen wird, was offen ist, was gerade bearbeitet wird und was abgeschlossen wurde, dazu ein Austausch, der nicht an einen einzigen Kanal gebunden ist, sondern je nach Dringlichkeit per Video oder kurzfristig auch über Messenger läuft. Aus dieser Regelmäßigkeit heraus werden offene Punkte sichtbar gemacht statt stillschweigend zu verschwinden, und es entstehen konkrete, nachhaltige Lösungen statt kurzfristiger Behelfe.

Aktuell wird geprüft, ob sich Kennzahlen, die bislang in einem separaten Reporting-Werkzeug aufbereitet werden, auch direkt in HubSpot abbilden lassen, und ob sich die bestehenden Vertriebs-Pipelines vereinfachen lassen. Ein Muster, das sich dabei deutlich zeigt: Die Automatisierung ist bislang vor allem nach außen gerichtet, in Richtung Kunde. Nach innen, für die eigenen Mitarbeitenden, ist noch vergleichsweise wenig automatisiert, und genau darin liegt aktuell das größte ungenutzte Potenzial.

Was das für andere Unternehmen bedeutet

Diese Geschichte zeigt, wie viel Wert oft schon in einem sauberen Blick von außen steckt, bevor überhaupt neue Funktionen gebaut werden. Ein Audit, das ungenutzte, aber weiterhin bezahlte Kontakte aufdeckt, oder Datenschutzeinstellungen, die nie ganz fertig konfiguriert wurden, sind keine exotischen Sonderfälle, sondern das, was sich in vielen gewachsenen HubSpot-Systemen findet, wenn niemand regelmäßig hinschaut. Wer ein System von einem vorherigen Anbieter übernommen hat und nicht sicher ist, was darin eigentlich noch sinnvoll ist, findet hier ein Beispiel dafür, was ein strukturierter erster Blick zutage fördern kann.

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