Vertriebspartner aufzubauen berührt mehrere Dimensionen gleichzeitig: Vertragsrecht, Systemwahl, technische Integration, Compliance. Diese Woche zeigt, wie diese Themen in der Praxis zusammenkommen.
Ein Kunde möchte einen externen Vertriebspartner aufbauen, der den gesamten Verkaufszyklus abdeckt. Der Partner soll von der Akquisition über die Qualifizierung bis zur Unterschrift tätig werden. Die zentrale Frage ist dann: Wie lässt sich fair regeln, was dieser Partner dafür verdient?
Die Standard-Modelle funktionieren alle nicht optimal. Wenn der Partner nur bei Zahlungseingang eine Provision erhält, muss er lange auf sein Geld warten. Das ist unfair, besonders wenn Zahlungsziele 30 bis 90 Tage betragen. Ein Fixbetrag plus Quote sichert den Partner ab, kostet aber mehr. Bei gestaffelten Provisionen werden Partner begünstigt, die viele kleine Deals machen, während Partner mit wenigen großen Deals benachteiligt werden. Eine Margenprovision klingt gerecht, führt aber schnell zu Streit über die Kostenrechnung.
Die praktische Lösung besteht darin, mit den Musterverträgen der IHK zu beginnen. Diese Verträge sind jahrzehntelang erprobt und regeln häufige Streitfragen. Sie klären beispielsweise, was mit Provisionen geschieht, wenn der Vertrag beendet wird. Ein solcher Rahmen ist aber nur ein Anhaltspunkt. Das Unternehmen braucht zusätzlich rechtliche Beratung, um den Vertrag für die eigene Situation anzupassen. Beratung beim Anwalt ist günstiger als Streit beim Gericht.
Ein Kunde fragte, ob ein Wechsel von HubSpot zu Pipedrive sinnvoll ist, weil Pipedrive günstiger wirkt. Beim Vergleich muss man aber gleiche Leistungsstufen nehmen. HubSpot Sales Professional kostet etwa 90 Euro pro Nutzer im Monat. Pipedrive Ultimate kostet 79 Euro. Close Growth kostet etwa 91 Euro. Das ist die richtige Vergleichsbasis.
Der Unterschied liegt aber nicht im Preis, sondern in der Architektur. HubSpot Sales Professional ist so aufgebaut, dass es sich später mit Marketing Hub und Service Hub kombinieren lässt. Die Daten fließen dann zentral ohne Duplizierung. Das macht Sinn, wenn das Unternehmen mittelfristig nicht nur im Vertrieb, sondern auch im Marketing und im Service CRM braucht.
Pipedrive Ultimate bietet bereits ein Kampagnentool mit E-Mail-Funktionen und ein Projekttool. Das ist mehr als reiner Vertrieb. Wenn das Unternehmen später weitergehen will, muss es aber Integrationen selbst bauen oder über Zapier und Make hinzufügen. Das bindet laufend Ressourcen.
Close Growth ist auf Outbound-Teams mit hohem Anrufvolumen spezialisiert. Die native Telefonie ist das Kernfeature. Ein Unternehmen zahlt dann aber für Features, die es möglicherweise nicht braucht.
Die echte Frage lautet: Was wird das Unternehmen in zwei Jahren wirklich tun? Muss es wachsen und weitere Funktionen aufbauen, ist HubSpot sauberer. Reicht Pipedrive Ultimate aus den mitgelieferten Funktionen, spart das Kosten. Ein Systemwechsel rechnet sich frühestens im dritten Jahr.
Ein Vertriebsteam nutzt private Gmail-Konten, um E-Mails und Kalender mit HubSpot zu synchronisieren. Das wird oft als Komfort-Lösung gesehen. Es ist aber ein Datenschutz-Risiko für das Unternehmen.
Das Problem liegt darin, dass nicht nur private E-Mails in HubSpot landen. Es landen auch die Kundendaten in den privaten Accounts. Das Unternehmen verliert die Kontrolle über seine Kundendaten. Im Fall einer Kündigung des Mitarbeiters hat das Unternehmen keinen Zugriff auf diese Daten mehr.
Die praktische Lösung ist, dass jeder Mitarbeiter einen Business-E-Mail-Account von dem Unternehmen erhält. Externe Partner erhalten ebenfalls einen Business-Account oder zumindest eine Forwarding-Adresse. Mit HubSpot verbunden wird nur diese Business-Mail, nicht die private. Die Termine werden manuell geteilt, das ist Standard. So bleibt klar getrennt, was beruflich ist und was privat. Das Unternehmen behält die Kontrolle über seine Kundendaten.
Ein Kunde arbeitet mit Scrive und fragte, wann die Datenschutzerklärung online sein muss. Die DSGVO regelt das in Artikel 13 sehr genau: Die Datenschutzerklärung muss vorliegen, wenn die erste Datenerhebung stattfindet. Sobald ein Lead im CRM erfasst wird, hat bereits eine Datenerhebung stattgefunden. Die Datenschutzerklärung muss also schon vorher online gewesen sein, nicht erst beim späteren Vertragsabschluss.
In der Praxis bedeutet das folgende Reihenfolge: Die Datenschutzerklärung wird früh online gestellt, beim ersten Kontakt oder auf der Website. Der Vertrag kommt später, beim Closing über Scrive. Die Einwilligung zur Kommunikation ist eine völlig separate Frage. Sie regelt nur, ob das Unternehmen eine Person per E-Mail, per Telefon oder per SMS kontaktieren darf. Das muss separat geklärt werden.
Ein häufiger Fehler besteht darin, alle drei Dokumente in ein Scrive-Formular zu packen. Das ist nicht komplett falsch, wirkt aber strukturell verwirrend. Scrive ist ein Unterschrifts-Tool. Es ersetzt nicht die rechtliche Reihenfolge, die die DSGVO vorschreibt.
Ein Kunde hatte folgendes Problem: Die IT-Abteilung wurde beauftragt, ein CRM aufzubauen. Das System läuft technisch fehlerfrei. Die Verkäufer nutzen es aber nicht. Sie arbeiten weiterhin mit Spreadsheets.
Das Kernproblem ist immer dasselbe: Die IT verstand ihre Aufgabe als Software bereitstellen und absichern. Das ist wichtig, reicht aber nicht aus.
Ein CRM ist keine Software, es ist eine Geschäftsstrategie. Die Fragen lauten: Wer darf welche Deals sehen? Nach welchen Kriterien wird ein Lead disqualifiziert? Wann ist ein Deal wirklich abgeschlossen? Wie wird ein externer Partner als Quelle getracked?
Die IT-Abteilung kann diese Fragen nicht beantworten. Es entsteht ein System, das technisch läuft, aber fachlich an der Realität vorbeibaut. Die Leute akzeptieren es nicht und arbeiten um das System herum.
Was funktioniert, ist folgendes Modell: Geschäftsführung, Vertriebleitung und IT arbeiten von Anfang an zusammen. Diese drei Ebenen definieren das CRM parallel. Nicht erst baut die IT, dann kommen die Verkäufer. Diese gemeinsame Verantwortung auf drei Ebenen ist der Unterschied zwischen einem System, das funktioniert, und einem, das nur technisch läuft.